Gutscheinvorlage oder Online-Verkauf: Was brauchen Sie?

Sie brauchen diese Woche Geschenkgutscheine und suchen eine Word-Vorlage? Das lässt sich an einem Nachmittag erledigen. Hier lesen Sie, was jeder gedruckte Gutschein braucht, wie eine einfache Excel-Liste aussieht, und eine ehrliche Einschätzung, wann eine Vorlage reicht und wann sich der Online-Verkauf von Gutscheinen lohnt.

Gutscheinvorlage nutzen: Was darauf gehört

Egal welche Vorlage Sie verwenden, der Gutschein muss enthalten:

• eine eindeutige Gutscheinnummer, unter der Sie ihn wiederfinden,
• den Wert in Euro oder eine bestimmte Leistung, etwa eine 60-minütige Massage,
• den Namen Ihres Betriebs, Adresse und Telefonnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• wie er eingelöst und wie ein Termin gebucht wird,
• eine Zeile mit Bedingungen, zum Beispiel dass er nicht in bar ausgezahlt wird.

Salons und Massagestudios sollten noch etwas bedenken. Ein Gutschein für eine Leistung bindet Sie auch nach einer Preiserhöhung. Wenn Sie den Preis einer Massage in sechs Monaten anheben, deckt der Gutschein trotzdem die volle Massage ab. Ein Wertgutschein, etwa über 50 €, vermeidet das, und der Beschenkte kann selbst wählen.

Erfassung: fünf Spalten in Excel

Erfassen Sie jeden verkauften Gutschein. Fünf Spalten reichen: Nummer, Verkaufsdatum, Wert, für wen er war und wann er eingelöst wurde, samt Restbetrag. Eine Zeile könnte so aussehen: 0001 · 12.12. · 50 € · Jana K. · eingelöst 10.01., 20 € Rest.

Bei der Einlösung suchen Sie die Nummer heraus, tragen das Datum ein und bei Teileinlösung den Restbetrag. Ohne diese Tabelle wissen Sie im März nicht, wie viele Gutscheine noch im Umlauf sind und wie viele Leistungen Sie bereits im Voraus verkauft haben.

Vier Dinge, die eine Vorlage nicht kann

Die Echtheit beweisen. Eine Nummer auf Papier lässt sich kopieren oder verändern. An der Theke können Sie nicht prüfen, ob der Gutschein wirklich von Ihnen stammt.

Teileinlösung. Wenn ein Kunde 30 € von 50 € ausgibt, müssen Sie den Restbetrag irgendwo notieren und hoffen, dass die Notiz nicht verloren geht.

Verkaufen, während Sie geschlossen haben. Ein gedruckter Gutschein verkauft sich nur, wenn jemand hinter der Theke steht. Wer abends um zehn an das Geschenk denkt, kauft es nicht bei Ihnen.

Überblick. Excel zeigt Ihnen nicht auf einen Blick, wie viel Sie verkauft haben, wie viel eingelöst wurde und wie viel noch offen ist, es sei denn, Sie pflegen die Tabelle gewissenhaft jeden Tag.

Wann eine Vorlage reicht und wann Sie online verkaufen sollten

Ein paar Gutscheine im Jahr? Dann reichen eine Vorlage und eine Tabelle völlig aus. Wenn Sie zu Weihnachten Dutzende erwarten oder über Ihre Website verkaufen möchten, lohnt sich ein System, das die Gutscheine für Sie erfasst.

Rewardly gibt Ihnen einen eigenen Gutscheinshop mit Ihrem Logo und Ihren Farben, den Sie auch auf Ihrer Website einbetten können. Zahlungen gehen auf Ihr eigenes Stripe-Konto, und Rewardly nimmt keine Provision auf Gutscheinverkäufe. Käufer können einen Gutschein mit dem Namen des Beschenkten und einer persönlichen Nachricht verschenken. Er kommt sofort per E-Mail an und lässt sich in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. Jeder Gutschein hat einen eigenen Zahlencode und QR-Code, den Sie an der Theke in der Rewardly-App oder über eine verbundene Kasse scannen. Kunden können das Guthaben auf einmal oder nach und nach ausgeben, und der Restbetrag wird sofort aktualisiert.

Lieber Papier unter dem Baum? Drucken Sie den Gutschein aus oder speichern Sie ihn als PDF, sein QR-Code bringt ihn aufs Handy. Ihre Übersicht zeigt verkaufte, eingelöste und offene Gutscheine. Gutscheine sind Teil des Tarifs Professional, siehe die Preisseite von Rewardly.

Wie es an einem normalen Tag an der Theke läuft, erfahren Sie im Artikel So funktionieren digitale Gutscheine in Ihrem Betrieb. Sie bereiten sich auf Weihnachten vor? Lesen Sie unseren Sechs-Wochen-Plan für Weihnachtsgutscheine.

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