Overstappen op Rewardly van papieren kaarten of een andere app: wat gaat mee
Klantenkaart wisselen of overstappen van papieren kaarten? Wat er meegaat naar Rewardly, hoe je stempels en punten overzet en wat bij je oude systeem blijft.
Wie van loyaliteitssysteem wisselt, heeft één grote zorg: raak ik mijn vaste klanten kwijt, en de stempels die ze al hebben gespaard? Het korte antwoord is nee, als je in de juiste volgorde overstapt. Je klanten en hun voortgang gaan met je mee. Je zet ze wel met de hand over, want een importfunctie om zelf te gebruiken is er nog niet.
Dit artikel laat zien wat er meegaat, hoe, en wat achterblijft. Stap je over van papieren kaarten en zoek je vooral een manier om het aan klanten uit te leggen, dan staat het volledige plan van drie weken in Van papieren naar digitale klantenkaart overstappen zonder klachten.
Wat er meegaat, en hoe
Je regels en beloning
Die stel je opnieuw in, en je eerste kaart staat in ongeveer 2 minuten klaar. Je kiest het type kaart, voegt je logo en kleuren toe, stelt de beloning in en publiceert.
Eén tip die veel uitleg scheelt: gebruik hetzelfde aantal stempels en dezelfde beloning als op je oude kaart. Klanten hoeven dan niets uit te rekenen. Je kunt alles kiezen van 2 tot 30 stempels.
Gespaarde stempels
Die zet je het makkelijkst over aan de kassa. Een klant met een oude kaart scant je QR-code en voegt de Rewardly-kaart toe aan Apple Wallet of Google Wallet, wat ongeveer 10 seconden duurt. Je medewerkers scannen de kaart daarna in de scanner, tikken op Nog één stempel tot er evenveel stempels staan als op de oude kaart, en bevestigen ze allemaal met één tik. Vergeet het bezoek van vandaag niet mee te tellen.
Punten en tegoed
Bij puntenkaarten zet je het saldo beter over in het dashboard dan aan de toonbank. Open de detailpagina van de klant, klik op Saldo aanpassen en vul de huidige waarde in. De wijziging wordt vastgelegd als transactie, zodat je hem later terugvindt, en de kaart in de wallet van de klant werkt zichzelf bij. Schrijf in het veld voor de reden iets als “overgezet van oude kaart”.
Let op de omrekening. In Rewardly komen punten uit het aankoopbedrag, van 1 tot 50 punten per euro. Gaf je oude app op een andere manier punten, stel de verhouding dan zo in dat een beloning de klant evenveel aankopen kost als vroeger, of reken de saldi om wanneer je ze overzet.
Je klanten
Elke klant voegt de kaart zelf toe, via je QR-code of link. Hij vult een kort formulier in waarin alleen voornaam en e-mail verplicht zijn. Je kunt klanten ook met de hand toevoegen in het dashboard en hun saldo aanpassen.
Heb je de e-mailadressen van je klanten? Stuur ze de kaart per e-mail. De klant krijgt een link en voegt de kaart direct vanaf zijn telefoon toe aan Apple Wallet of Google Wallet, zonder langs te komen. Zo krijg je de nieuwe kaart het snelst bij je vaste klanten, nog voor de overstapdatum. Daarna zet je het saldo van hun oude kaart in het dashboard. Stuur de uitnodiging alleen naar mensen die hebben ingestemd met berichten van jou.
Verhuis je een groot klantenbestand uit een ander systeem, neem dan contact op met support en we kijken hoe we kunnen helpen.
Wat achterblijft
Eerlijk over wat niet meegaat:
- Kaarten van de oude app op de telefoons van klanten. Je vorige aanbieder heeft ze uitgegeven, en Rewardly kan ze niet overnemen of aanpassen. Klanten voegen de nieuwe kaart toe en kunnen de oude verwijderen.
- Bezoekgeschiedenis. De analyse in Rewardly begint bij de eerste scan. Bewaar de oude cijfers in een export uit je vorige systeem.
- Contacten zonder toestemming. E-mailadressen uit de oude app mag je alleen voor een uitnodiging gebruiken als mensen hebben ingestemd met berichten van jou. Nodig ze anders uit aan de kassa.
Overstappen vanaf een andere app, stap voor stap
- Exporteer je gegevens uit de oude app voordat je opzegt. Je hebt de klantenlijst en de saldi nodig tijdens de overstap, en na het opzeggen verlies je vaak de toegang.
- Maak je kaart in Rewardly met dezelfde beloning en hetzelfde aantal stempels.
- Kies een overstapdatum en geef nieuwe klanten vanaf dan alleen de Rewardly-kaart.
- Laat beide kaarten naast elkaar lopen, een paar weken lang. Blijf de oude kaarten honoreren terwijl je vaste klanten overstappen.
- Kondig het aan waar klanten je zien: de QR-code bij de kassa, op de tafels, op Instagram en op je website. Stuur de kaart per e-mail naar klanten van wie je het adres hebt. Kun je met je oude app een bericht sturen, gebruik dat dan om de link naar de nieuwe kaart te delen.
- Zet saldi over bij het eerste bezoek: stempels met de scanner, punten of tegoed in het dashboard.
- Zeg de oude app pas op na de overstapdatum, als de meeste vaste klanten de nieuwe kaart hebben.
Aan de toonbank hebben je medewerkers maar één zin nodig: “Zet onze nieuwe kaart op je telefoon, dan zet ik je stempels meteen over.”
Als je loyaliteitsprogramma in je kassasysteem zat
Gebruik je Papaya POS, Storyous, Portos of Dotykačka, dan koppelt Rewardly daarmee vanaf het Advanced-abonnement. De kassamedewerker scant de kaart van de klant als onderdeel van de verkoop, en stempels of punten worden automatisch van de bon toegevoegd. Saldi uit de spaarfunctie van je kassasysteem gaan alleen niet vanzelf mee, dus zet ze over zoals bij elke andere app. Gebruik je een ander kassasysteem, dan werken je medewerkers met de Rewardly-scanner, die in de browser draait op een telefoon, tablet of computer.
Bekijk alle koppelingen op de pagina integraties.
En als je ooit bij ons weg wilt
Een terechte vraag. Je kunt je klantenlijst op elk moment vanuit het dashboard exporteren naar een CSV-bestand, net als elke analyseweergave. De gegevens van je klanten zijn van jou: Rewardly verwerkt ze namens jou en verkoopt ze nooit. Zeg je op, dan blijven de kaarten van je klanten nog 30 dagen in hun wallet staan. Exporteer alles wat je wilt bewaren voor het einde van de periode die je hebt betaald, want daarna is het dashboard niet meer beschikbaar.
Zet je vaste klanten over op een kaart in hun telefoon. Probeer Rewardly voor €0
Geen vooruitbetaling nodig, 14 dagen gratis.
